A gestão dos processos de trabalho tem se tornado cada vez mais essencial para a condução dos negócios, sobretudo frente a cenários de instabilidade econômica. Desde as pequenas (e, muitas vezes, familiares) às grandes imobiliárias, todas podem se beneficiar de um planejamento estruturado e inteligente de seus processos administrativos.

Como efeito, elas colhem resultados como a minimização de riscos empresariais e de impactos negativos aos clientes, redução de custos, diminuição ou até eliminação de retrabalho e ainda a simplificação dos fluxos de tarefas. Ou seja, cuidar dos processos aumenta a rentabilidade e a eficiência das empresas. “Com um mapeamento simples de fluxos, a entrega de valor para o cliente pode ser garantida e se evitam desperdícios internos”, explica o consultor empresarial Ricardo Abud.

Mapeando processos 

Para o consultor, além de garantir a gestão adequada e eficiente das pessoas e dos recursos, também é preciso focar na gestão das informações de negócio com a finalidade de simplificar e otimizar o dia a dia da imobiliária. E, para tanto, o primeiro passo está no mapeamento prévio do trabalho. “Pequenas falhas podem gerar grandes prejuízos e, por isso, os processos devem ser muito bem planejados e executados com controle, sejam eles estratégicos, táticos ou operacionais”, avalia. 

Segundo Abud, os principais gargalos quanto às etapas de trabalho das imobiliárias de pequeno porte estão na falta de rotinas simples de check-list (conferência), falhas em relação a questões de requisitos legais ou, ainda, falta de definição clara do segmento e cliente-alvo. Assim, faz-se evidente o papel do gestor no acompanhamento e controle da operação, pois é ele quem certifica a qualidade da entrega do serviço ao cliente. 

“Processos bem geridos diminuem o tempo de execução e geram autonomia às equipes de trabalho, melhorando a eficiência, diminuindo custos e, consequentemente, aumentando a lucratividade do negócio”, aponta o consultor. E completa: “Quando falamos em equipes autogerenciáveis, podemos observar melhores resultados naquelas onde está claro o que deve ser feito por meio de processos bem descritos, ambiente favorável à inovação e liberdade para dialogar e interagir”.

Pensamento sistêmico 

Nesse cenário, compreender as relações entre os processos internos e externos da imobiliária, bem como as interações entre as pessoas dentro do negócio e do mercado no qual se está inserido são algumas das características do dito “pensamento sistêmico”, fundamental para o gestor no momento atual. “Empresas onde o gestor tem visão e pensamento sistêmicos são mais ágeis, têm menos falhas de processos, adaptam-se rápido às mudanças e compreendem os impactos que cada processo gera nos seus inter-relacionamentos”, observa Abud. 

Por isso, a boa utilização e disseminação do conhecimento ajudam não somente na tomada de decisão, mas na melhoria contínua dos processos e para a inovação, levando a entrega de bons serviços aos clientes.

Principais vantagens da gestão de processos

Confira, a seguir, as vantagens da gestão de processos destacadas por Abud:

• Formalização do conhecimento
• Planejamento e execução
• Manutenção das atividades que agregam valor à imobiliária
• Eliminação de retrabalho 
• Controle 
• Pensamento sistêmico 
• Equipes “autogerenciáveis” 
• Desenvolvimento e crescimento 

Agora que você já conhece os benefícios de priorizar a boa administração do seu negócio, coloque em prática. Certamente, a sua imobiliária terá mais sucesso ao melhorar o controle e a organização dos processos administrativos.